فواید استفاده از فناوری اطلاعات

2-7-1- یکپارچگی سیستم

یکپارچگی سیستم به معنای کارکردن تمامی اجزای سیستم برای یک هدف مشترک و استفاده اطلاعات هر بخش از سیستم در بخش دیگر میباشد که منجر به یکپارچگی و عدم تکرار اطلاعات در سیستم نیز خواهد شد.

در مثال فوق خواندیم که با استفاده از فناوری اطلاعات، پرسنل فروش بدون مراجعه به سالن تولید و با استفاده از یک نرم افزار، توانست زمان دقیق تحویل کار را به مشتری اعلام کند. این مهم تنها با یکپارچگی اطلاعات در سازمان قابل دستیابی خواهد بود، بدین صورت که اطلاعات سفارشات قبلی به همراه برنامه زمانی تولید آنها قبلا در سیستم ثبت شده و نرم افزار میتواند به صورت اتوماتیک زمان دقیق پایان سفارشات را محاسبه و به پرسنل فروش اعلام نماید. گفتنی است که دراین صورت نیاز نیست که پرسنل فروش از قسمت های دیگر سازمان اطلاعاتی داشته باشد و نرم افزار کلیه محاسبات را به صورت اتوماتیک و پشت پرده انجام خواهد داد.

2-7-2- دسترسی آسان به اطلاعات

دسترسی آسان به اطلاعات به معنی امکان جتسجو در بین اطلاعات موجود یک سازمان برای دستیابی به اطلاعاتی خاص است.

با توجه به مثال فوق پرسنل فروش نیاز دارند تا در موقع دریافت سفارش جدید بدانند که با کدام مشتری مواجه هستند. طبیعتا مشتری های وفادار یک سازمان، در اولویت قرار خواهند گرفت و شاید میزان اعتبار آن مشتری تاثیر گزار در قرار داد نیز باشد. در سیستم های قدیمی تر با توجه به کم بودن تعداد مشتری ها، مدیران مشاغل اطلاعات تمامی آنها را به خاطر می سپردند . این امر باعث احساس نزدیکی مشتری به آن سازمان می شود، اما هم اکنون با گسترش کارها و همچنین عدم امکان به خاطر سپردن اطلاعات همه مشتری ها، فناوری اطلاعات این امکان را به تمامی اعضای یک سازمان می دهد تا در صورتی که مدیر سازمان امکان دسترسی به اطلاعات را به آنها داشته باشند به راحتی و در کمترین زمان اطلاعات مشتری خاص را به همراه تمامی اطلاعات وابسته (از جمله سوابق و قرارداد ها و…) مشاهده و از آنها استفاده کنند.

2-7-3- امنیت بالا و سطوح دسترسی

منظور از سطوح دسترسی، امکان دسترسی و یا عدم دسترسی هر فرد درون سازمان به اطلاعات طبقه بندی شده آن می باشد.

یکی از دغدغه های مدیران صنعت چاپ کنترل دسترسی افراد مختلف سازمان به اطلاعات مهم آن است. به خصوص اطلاعات مهمی همچون قراردادها و مبالغ آنها، لیست مشتریان و… راه حل فناوری اطلاعات در این خصوص دسته بندی اطلاعات و تعریف سطوح دسترسی برای هر یک از پرسنل سازمان است، بدین ترتیب دسترسی به اطلاعات در سطوح مختلف فقط به افراد با سطوح دسترسی مجاز امکان پذیر خواهد بود. برای مثال دسترسی به قرارداد ها و فرم های ویرایش سفارش یک سفارش خاص، فقط برای مسئول آن مقدور خواهد بود.

2-7-4- ثبت دانش سازمانی

دانش سازمانی عبارت است از کلیه تجارب و اطلاعاتی که در سازمان وجود دارد و یا به وجود می آید.یکی از مشکلات سازمان ها وابستگی اطلاعات مربوط به یک بخش به پرسنل آن است ، که این موضوع (در صورت تعویض آن کارمند و یا جابجا کردن وی در چارت سازمانی) باعث به فراموشی سپرده شدن تجارب این شخص می شود. فناوری اطلاعات به کمک ثبت این دسته از تجارب و دانش بوجود آمده و ارائه به موقع آنها به شخص یا اشخاص جدید این مشکل را به صورت کامل حل می کند. با توجه به ثبت اطلاعات در یک سیستم یکپارچه دسترسی به آن با کلیک چند دکمه امکان پذیر خواهد بود.

2-7-5- گزارشات مدیرتی

گزارشات مدیریتی شامل گزارشاتی است که به مدیران سازمان ها در زمینه های مختلف از جمله کنترل سازمان وتصمیم گیری و سیاست گزاری کمک می کند. این مهم تنها توسط یک سیستم یکپارچه امکان پذیر خواهد بود. بدین صورت که پس از ثبت اطلاعات در قسمت های مختلف سازمان و اتوماسیون کامل پس از گذشت مدتی این اطلاعات به رزومه عملکردن سازمان تبدیل خواهد شد. این اطلاعات به مدیران کمک میکند تا با بررسی و آنالیز آنها تصمیم گیری های خود را دقیق تر و اثر بخش تر کنند. به عنوان مثال پس از ثبت اطلاعات مربوط به سفارشات، از زمان سفارش گیری، چاپ و بسته بندی و تحویل آن به مشتری، مدیر سازمان قادر خواهد بود تا با آنالیز زمان این سفارشات تشخیص دهد هر سفارش با توجه به مشخصات آن چه میزان زمان هر کدام از دستگاه ها را به خود اختصاص خواهد داد که این موضوع باعث بالا بردن بهره وری سازمانی خواهد شد.

لینک جزییات بیشتر و دانلود این پایان نامه:

بررسی میزان همراستایی فناوری اطلاعات و کسب و کار الکترونیک (با استفاده از تکنیک AHP) مطالعه موردی(مجتمع پتروشیمی اصفهان)